할 일은 많은데 중요한 일만 계속 남는다면 순서를 바꿔보세요.
할 일 우선순위 정하는 법과 급한 일보다 중요한 일을 먼저 처리하며 달라진 하루를 경험과 함께 정리했습니다.
[목차]
-급한 일부터 했는데 왜 중요한 일은 계속 남았을까
-할 일 우선순위 정하는 법, 저는 이렇게 바꿨습니다
-중요한 일을 먼저 했더니 하루가 덜 바빠졌습니다
-핵심요약
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하루 종일 바쁘게 움직였는데 저녁이 되면 “그래서 오늘 뭘 했지?” 싶은 날이 있었습니다.
할 일은 여러 개 끝냈는데 꼭 해야 했던 일은 그대로 남아 있었거든요.
가만히 생각해보니 저는 중요한 일보다 급해 보이는 일을 먼저 하고 있었습니다.
순서를 조금 바꿔봤더니 하루가 생각보다 편해졌어요.
오늘은 할 일 우선순위 정하는 법과 중요한 일을 먼저 처리하며 달라진 점에 대해 알아보겠습니다.
급한 일부터 했는데 왜 중요한 일은 계속 남았을까
예전에는 할 일이 많으면 쉬운 것부터 손이 갔어요.
메시지 답장 하나 하고, 메일도 잠깐 확인하고, 눈에 보이는 물건도 정리하고요.
어차피 몇 분이면 끝나는 일이니까 이것부터 해놓고 중요한 일을 시작하자는 생각이었습니다.
목록에서 하나씩 지워질 때는 기분도 좋았어요.
‘오늘 꽤 부지런한데?’
그런데 점심때쯤 되면 슬슬 이상해집니다.
이것저것 한 건 많은데 오전에 꼭 끝내려고 했던 일은 아직 시작도 못 한 거예요.
한번은 아침부터 집중해서 해야 할 일이 있었는데 휴대폰 알림 하나를 확인한 게 시작이었습니다.
답장을 보내고 나니 다른 일이 생각났고, 그것까지 처리하다가 필요한 내용을 검색했어요.
정신을 차려보니 꽤 많은 시간이 지나 있더라고요.
[한 줄 띄우기 추천]
그 뒤로 며칠 동안 제가 아침에 무엇부터 하는지 한번 살펴봤습니다.
생각보다 중요한 일보다 바로 끝낼 수 있는 일을 먼저 고르고 있었어요.
이런 업무 전환과 관련해 미국 캘리포니아대학교 어바인 연구진이 직장인을 관찰한 연구도 있습니다.
업무 중 방해를 받아 다른 일로 전환하는 상황에서는 일을 더 빠르게 처리하기도 했지만 그만큼 시간 압박과 긴장도 높아지는 모습이 나타났습니다.
저는 이 내용을 보고 꽤 공감됐어요.
분명 여러 가지를 하고 있는데 마음은 계속 급했던 이유가 조금 이해됐거든요.
특히 메시지나 알림은 ‘지금 해야 할 일’처럼 느껴지기 쉽습니다.
하지만 조금 늦게 확인해도 아무 문제가 없는 경우가 생각보다 많았어요.
반대로 오늘까지 끝내야 하는 일은 알림도 울리지 않고 누가 재촉하지도 않습니다.
그러다 보니 자꾸 뒤로 밀렸고요.
그래서 저는 할 일을 적은 다음 바로 시작하지 않고 한 번 더 봅니다.
“오늘 딱 하나만 제대로 끝내야 한다면 뭘 해야 하지?”
이렇게 생각하면 의외로 답이 금방 나와요.
전에는 빨리 지울 수 있는 일을 찾았다면 이제는 저녁에 남아 있으면 가장 마음에 걸릴 일을 먼저 찾습니다.
처음부터 매번 잘되는 건 아니었어요.
여전히 알림이 오면 궁금해서 손이 가기도 합니다.
그래도 예전처럼 모든 일에 바로 반응하지 않으려고 하니 오전 시간이 조금씩 달라졌습니다.
할 일을 많이 끝낸 날보다 정말 해야 할 일을 끝낸 날이 마음은 훨씬 편했습니다.
할 일 우선순위 정하는 법, 저는 이렇게 바꿨습니다
우선순위를 정해보겠다고 처음부터 거창한 방법을 사용한 건 아닙니다.
오히려 처음에는 너무 복잡하게 했다가 며칠 만에 그만뒀어요.
할 일을 전부 적고 중요도를 나누고, 몇 시에 시작할지까지 정했는데 계획표를 만드는 것부터 일이 되더라고요.
그래서 지금은 아주 간단하게 봅니다.
오늘 꼭 해야 하는 일 / 하면 좋은 일 / 미뤄도 괜찮은 일
딱 세 가지입니다.
예를 들어 오늘 할 일이 여섯 개라면 그중 정말 오늘 끝내야 하는 것부터 골라요.
약속한 일이거나 오늘 하지 않으면 다음 일정까지 밀리는 일이라면 먼저 넣습니다.
반면 책상 정리처럼 내일 해도 크게 달라지는 게 없는 일은 뒤로 보내고요.
그런데 여기에서도 한번 실수했습니다.
꼭 해야 하는 일을 다섯 개나 골라놓은 거예요.
이것도 중요하고 저것도 중요해 보이니 전부 첫 번째 칸에 넣었는데, 막상 시작하려니 다시 고민이 됐습니다.
“그래서 뭘 먼저 하지?”
결국 달라진 게 없더라고요.
그래서 요즘은 오늘 꼭 해야 하는 일을 두세 개 정도만 남겨둡니다.
며칠 전에도 아침에 해야 할 일이 꽤 많았어요.
짧게 끝낼 수 있는 일부터 처리하고 싶은 마음이 들었지만 그날은 일부러 가장 시간이 오래 걸릴 것 같은 일을 먼저 시작했습니다.
솔직히 처음에는 하기 싫었어요.
‘이걸 아침부터 해야 하나?’ 싶기도 했고요.
그래도 일단 시작했습니다.
그런데 한참 집중하고 나니 점심 전에 가장 부담스럽던 일이 끝났어요.
그때부터 신기하게 마음이 편해졌습니다.
오후에 갑자기 해야 할 일이 하나 더 생겼는데도 예전처럼 조급하지 않았어요.
이미 오늘 가장 중요한 것을 끝냈다는 생각이 있으니까 나머지는 천천히 해도 괜찮았습니다.
제가 해보면서 의외였던 건 우선순위를 정한다고 갑자기 엄청 부지런해지는 건 아니라는 점이에요.
하루에 할 수 있는 일의 양이 갑자기 늘어나는 것도 아니고요.
대신 머릿속이 조금 조용해졌습니다.
예전에는 일을 하면서도 ‘이것도 해야 하는데, 저것도 해야 하는데’라는 생각이 계속 따라다녔어요.
지금은 오늘 꼭 할 것을 정해놓으니 나머지는 잠깐 미뤄둬도 된다는 기준이 생겼습니다.
이것저것 다 중요하다고 생각하면 결국 아무것도 먼저 하지 못했습니다.
저는 오늘 꼭 끝낼 것 두세 개만 남겨두는 게 가장 편했어요.
할 일 우선순위 정하는 법을 찾다 보면 다양한 방법이 나오지만 꼭 복잡하게 시작할 필요는 없는 것 같습니다.
종이에 세 칸을 만들어 나눠보는 것만으로도 충분했어요.
중요한 일을 먼저 했더니 하루가 덜 바빠졌습니다
우선순위를 바꾼 뒤에는 하루 계획도 조금 달라졌습니다.
가장 크게 바꾼 건 빈 시간을 일부러 남겨두는 것이었어요.
예전에는 일정표에 빈칸이 있으면 뭔가 아깝게 느껴졌습니다.
시간이 있는데 한 가지라도 더 해야 할 것 같았거든요.
그래서 오전부터 저녁까지 할 일을 꽉 채워놓곤 했습니다.
문제는 현실에서는 계획표에 없는 일이 계속 생긴다는 거예요.
전화가 길어질 수도 있고, 간단할 줄 알았던 일이 30분 넘게 걸리기도 합니다.
가족 일정이 갑자기 생기는 날도 있고요.
한 가지가 늦어지면 그 뒤 일정이 전부 밀렸습니다.
그러면 계획표를 볼 때마다 괜히 마음이 급해졌어요.
그래서 요즘은 하루에 할 수 있는 양이 열이라면 일곱이나 여덟 정도만 계획하려고 합니다.
나머지는 그냥 둬요.
처음에는 ‘이렇게 해도 되나?’ 싶었는데 막상 해보니 오히려 계획을 지키기가 쉬웠습니다.
얼마 전에도 오전에 한 일이 예상보다 40분 정도 길어졌어요.
예전 같았으면 다음 일정부터 줄줄이 늦어졌을 텐데 이날은 중간에 비워둔 시간이 있어서 별문제가 없었습니다.
그때 계획을 잘 세운다는 게 무조건 빈틈없이 채우는 건 아니라는 생각이 들었어요.
하루라는 게 늘 예상한 대로 흘러가는 건 아니니까요.
저는 집중이 잘되는 시간도 조금 신경 쓰기 시작했습니다.
머리가 비교적 맑을 때는 글을 쓰거나 생각을 많이 해야 하는 일을 하고, 단순한 확인이나 정리는 집중력이 떨어질 때 합니다.
예전에는 쉬운 일을 먼저 끝내놓고 어려운 일을 하려고 했는데
그러다 보면 정작 중요한 일을 시작할 때 이미 지쳐 있는 경우가 많았거든요.
이 순서를 바꾼 것도 꽤 도움이 됐습니다.
물론 계획한 일을 전부 끝내는 날만 있는 건 아니에요.
여섯 개를 적어놓고 네 개밖에 못 하는 날도 있습니다.
그런데 예전과 다른 점이 하나 있어요.
그 네 개 안에 오늘 꼭 해야 했던 일이 들어 있다면 ‘오늘 계획 망했다’는 생각을 하지 않습니다.
할 일 여섯 개를 전부 끝내는 것보다 중요한 두 가지를 제대로 끝내는 날이 저에게는 더 괜찮은 하루였습니다.
이렇게 생각하기 시작하니 하루가 조금 덜 바쁘게 느껴졌습니다.
실제로 시간이 늘어난 것은 아니에요.
다만 눈앞에 생기는 일마다 끌려다니지 않고 내가 먼저 무엇을 할지 정하고 시작한다는 차이가 생긴 것 같습니다.
[핵심요약]
-급해 보이는 일과 오늘 정말 중요한 일은 다를 수 있습니다.
-할 일 우선순위는 복잡하게 나누기보다 세 단계 정도로 구분해도 충분합니다.
-오늘 반드시 해야 하는 일은 두세 개만 남겨두는 편이 집중하기 쉽습니다.
-집중이 잘되는 시간에는 빨리 끝나는 일보다 중요한 일을 먼저 해보는 것이 좋습니다.
-하루 일정을 전부 채우지 않고 여유 시간을 남겨두면 갑작스러운 일정에도 덜 흔들립니다.
-모든 할 일을 끝내는 것보다 중요한 일을 놓치지 않는 것이 우선순위를 정하는 이유입니다.